Написание делового письма

Деловые письма можно поделить на три группы – ознакомительные деловые письма, уточняющие письма и сопроводительные письма к пакетам с информацией.
Образцы написания деловых писем, в частности принципы написания коммерческого предложения вы можете изучить в статье:
Как составить эффективное коммерческое предложение.

Ознакомительные письма используются, чтобы представить себя перспективным клиентам и сообщить им, о вашем намерении связаться с ними в определенный день и время. Уточняющие письма используются, чтобы уточнить условия контакта, оговоренные в предыдущем деловом письме: это может быть телефонная беседа или личная встреча. Сопроводительные письма отправляют как часть большего пакета, они несут информацию получателю о том, что искать в таком пакете.

Правила написания делового письма:

- Пишите в письме о клиенте и его потребностях, а не о себе
- Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее
- Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками
- Мотивируйте к действиям
- Будьте кратки в деловом письме
- Обязательно персонализируйте письмо
- Перечитайте письмо

Пишите в письме о клиенте, а не о себе

Правильное написание деловых писем, предполагает, наименее располагающее к себе слово в деловом письме — «я», а самое эффективное слово — «вы». Никогда не начинайте письмо с «я», потому что читатель, возможно, никогда не прочитает второе слово. Все сводится к торговле выгодой — ваши потенциальные клиенты интересуются не особенностями ваших услуг или изделий, а тем, какую пользу им могут принести ваши изделия или услуги. Нужно подходить к этому пункту особо трепетно.

Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее.

Это является неотъемлемой частью ознакомительного письма, но если вы уже говорили с этим человеком и он вас знает, восстановите впечатление от предыдущего контакта.

Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками

Ваше письмо должно включать приблизительно три ключевых пункта, выделенных отдельно. Читателям нравится разделение на пункты, потому что это делает письмо легким в прочтении. Как автор/продавец, вы извлекаете выгоду, четко указывая наиболее важные пункты, которые вы хотите осуществить. Повествуйте максимально понятно и легко, не перегружайте читающего. Подробности можно изложить в договоре или написать письмо — коммерческое предложение. Подробнее о коммерческом предложении.

Мотивируйте к действиям

Какого результата вы хотите достичь вашим письмом? Хотите ли вы назначить личную встречу с адресатом? Или отвечаете на вопросы, которые возникли на предыдущей встрече? Хотите ли вы лучше информировать потенциальных клиентов? Ваше письмо должно содержать информацию об определенных действиях.

Будьте кратки в деловом письме

Практика показывает, что мало кто вычитывает длинные письма. В длинных письмах сразу отбрасываются целые блоки информации и шансов «обработать» получателя значительно падают. Поэтому, деловое письмо должно быть не более одной страницы.

Обязательно персонализируйте письмо

Вы будите восприниматься с большим доверием, если покажете, что осведомлены о нюансах деятельности компании вашего клиента. Это особенно важно, когда вы хотите заполучить крупного корпоративного клиента.  Существенный нюанс — письма, адресованные в «компании…» или «отделу…» никто не читает.

Перечитайте деловое письмо еще раз

Еще раз прочитайте свое деловое письмо. Лучше если вы сделаете это не сразу после окончания написания, а спустя хотя бы полчаса. Или попросите коллегу, чтобы просмотрел письмо, прежде чем вы отошлете его. Это даст возможность определить, насколько понятно ваше письмо, и достигли ли вы желаемого эффекта.

Обязательно проверьте орфографию и отсутствие опечаток.

27,921 просмотров всего / 1 просмотров сегодня

Запись опубликована в рубрике Деловое письмо с метками . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Читайте так же:
Выйти на нужного сотрудника 1: приемы преодоления секретаря. Урок №3
Часто ли Вас останавливают секретари, «блокируя» доступ к ну...
ECM-системы управления корпоративным контентом и бизнес-процессами
У многих компаний возникают проблемы несовместимости данных,...
Менеджер по привлечению клиентов
Расширять штаб сотрудников нужно при любой удобной возможнос...
Рейтинг торговых сетей FMCG
Маркетинговая кампания строится на анализе. В первую очередь...
Менеджер по продажам финансовых услуг в банке
Несмотря на то, что эта профессия не имеет никакой карьерной...
Как найти хорошего менеджера по продажам
Менеджеры по продажам, вопреки распространенному мнению, оче...
Товары народного потребления FMCG
Сегодня акцентируем внимание на том, как непосредственно пов...
Маркетинг и продажи: вместе или порознь?
Как работают ваши продавцы и маркетологи - как единое целое ...

Сайт в социальных сетях

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*


*

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>