Написание делового письма

Деловые письма можно поделить на три группы – ознакомительные деловые письма, уточняющие письма и сопроводительные письма к пакетам с информацией.
Образцы написания деловых писем, в частности принципы написания коммерческого предложения вы можете изучить в статье:
Как составить эффективное коммерческое предложение.

Ознакомительные письма используются, чтобы представить себя перспективным клиентам и сообщить им, о вашем намерении связаться с ними в определенный день и время. Уточняющие письма используются, чтобы уточнить условия контакта, оговоренные в предыдущем деловом письме: это может быть телефонная беседа или личная встреча. Сопроводительные письма отправляют как часть большего пакета, они несут информацию получателю о том, что искать в таком пакете.

Правила написания делового письма:

- Пишите в письме о клиенте и его потребностях, а не о себе
- Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее
- Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками
- Мотивируйте к действиям
- Будьте кратки в деловом письме
- Обязательно персонализируйте письмо
- Перечитайте письмо

Пишите в письме о клиенте, а не о себе

Правильное написание деловых писем, предполагает, наименее располагающее к себе слово в деловом письме — «я», а самое эффективное слово — «вы». Никогда не начинайте письмо с «я», потому что читатель, возможно, никогда не прочитает второе слово. Все сводится к торговле выгодой — ваши потенциальные клиенты интересуются не особенностями ваших услуг или изделий, а тем, какую пользу им могут принести ваши изделия или услуги. Нужно подходить к этому пункту особо трепетно.

Представьтесь, напомните о себе, если был контакт ранее.

Это является неотъемлемой частью ознакомительного письма, но если вы уже говорили с этим человеком и он вас знает, восстановите впечатление от предыдущего контакта.

Разделяйте письмо на тематические абзацы с разделительными строками

Ваше письмо должно включать приблизительно три ключевых пункта, выделенных отдельно. Читателям нравится разделение на пункты, потому что это делает письмо легким в прочтении. Как автор/продавец, вы извлекаете выгоду, четко указывая наиболее важные пункты, которые вы хотите осуществить. Повествуйте максимально понятно и легко, не перегружайте читающего. Подробности можно изложить в договоре или написать письмо — коммерческое предложение. Подробнее о коммерческом предложении.

Мотивируйте к действиям

Какого результата вы хотите достичь вашим письмом? Хотите ли вы назначить личную встречу с адресатом? Или отвечаете на вопросы, которые возникли на предыдущей встрече? Хотите ли вы лучше информировать потенциальных клиентов? Ваше письмо должно содержать информацию об определенных действиях.

Будьте кратки в деловом письме

Практика показывает, что мало кто вычитывает длинные письма. В длинных письмах сразу отбрасываются целые блоки информации и шансов «обработать» получателя значительно падают. Поэтому, деловое письмо должно быть не более одной страницы.

Обязательно персонализируйте письмо

Вы будите восприниматься с большим доверием, если покажете, что осведомлены о нюансах деятельности компании вашего клиента. Это особенно важно, когда вы хотите заполучить крупного корпоративного клиента.  Существенный нюанс — письма, адресованные в «компании…» или «отделу…» никто не читает.

Перечитайте деловое письмо еще раз

Еще раз прочитайте свое деловое письмо. Лучше если вы сделаете это не сразу после окончания написания, а спустя хотя бы полчаса. Или попросите коллегу, чтобы просмотрел письмо, прежде чем вы отошлете его. Это даст возможность определить, насколько понятно ваше письмо, и достигли ли вы желаемого эффекта.

Обязательно проверьте орфографию и отсутствие опечаток.

23,224 просмотров всего / 6 просмотров сегодня

Запись опубликована в рубрике Деловое письмо с метками . Добавьте в закладки постоянную ссылку.

Читайте так же:
Алгоритм телефонного звонка. Урок №1
Коммерческий директор одной из торговых компаний как-то пожа...
Оценка потенциала клиента по телефону 2: у кого и как получить нужную информацию. Урок №6
У каких сотрудников «разрабатываемого» предприятия Вы можете...
Увеличиваем количество сделок
Довольно часто, менеджеры по продажам сталкиваются ситуацией...
Методы привлечения клиентов
Выбор конкретного метода привлечения клиентов зависит от цел...
Использование активных продаж в бизнесе
В последнее время многие фирмы принимают в штат менеджеров, ...
Активные продажи людям-холерикам
Техника любых продаж в значительной мере зависит от личности...
Кто такие ЛПР? (Лица, принимающие решения)
Вы должны помнить, что ЛПР – это не тот человек, который вед...
Стратегия развития отдела продаж
Как показывает опыт, зачастую в компаниях малого и среднего ...

Сайт в социальных сетях

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*


*

Можно использовать следующие HTML-теги и атрибуты: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>